ホテルの同意書が必要なときの電話対応マニュアル｜スムーズに取り寄せるコツと注意点

未成年者の宿泊や特別な事情がある場合など、ホテル側から「同意書」の提出を求められることがあります。そのような場合に、どのようにホテルへ電話をかけて対応すれば良いのか、失礼なく確実に伝えるためのポイントを紹介します。

同意書とは？必要になる主なケース

ホテルの同意書とは、未成年の宿泊時などに保護者や本人の意思を確認するための書面です。

たとえば、未成年者の単独宿泊や、第三者が予約をして本人が宿泊する場合などで必要になることがあります。

ホテルに電話をかける際には、以下の内容を伝えるとスムーズです。

例：「◯月◯日に宿泊を予定している◯◯と申しますが、未成年者が同行するため、同意書が必要か確認したくお電話いたしました」

電話をかける時間帯は、混雑を避ける平日の昼間（14時～17時）が望ましいです。

また、話すスピードはゆっくり丁寧に。ホテルによっては担当部署が異なるため、回されることもあるので焦らず対応しましょう。

多くのホテルでは、同意書のフォーマットをメールでPDF形式で送付してくれます。

提出方法はメール返信、FAX、または当日チェックイン時の紙での持参などさまざまです。電話で明確に確認しておくと安心です。

あるビジネスホテルでは、未成年単独での宿泊を予定していた利用者に対し、ホテル側から「保護者の署名入り同意書をチェックイン時に持参してください」との案内がありました。

別の都市型ホテルでは、予約後に自動メールで同意書テンプレートが送られてきた例もあります。

ホテルへの同意書確認の電話は、宿泊者の安全と信用を得るための大切なプロセスです。

要点を整理して伝え、丁寧に確認をとれば、ホテル側もスムーズに対応してくれます。安心して宿泊当日を迎えるためにも、余裕を持った確認と準備を心がけましょう。