パスポートの写しはどこで準備する？本人確認書類としての扱いとコピーの方法を解説

本人確認書類としてパスポートの写しが必要とされる場面が増えています。しかし「市役所で発行してもらえるのか？」「自分でコピーするのか？」といった疑問を持つ方も多いでしょう。本記事ではその疑問に答える形で、パスポートの写しの入手方法や注意点について詳しく解説します。

パスポートの「写し」は市役所では発行されない

まず結論から言えば、パスポートの写しは市役所などの公的機関では発行されません。パスポート自体は外務省が管轄する書類であり、写しを発行する制度はありません。

市役所で発行される書類には住民票や戸籍謄本などがありますが、パスポートのコピーを「公的に認証付き」で出してくれる場所ではありません。

本人確認書類としての「写し」とは、基本的にご自身のパスポートをコピー機やスキャンでコピーしたものを指します。コピーする箇所は、顔写真や氏名・生年月日・発行日などが記載されているページです。

最近ではスマホで撮影した画像データでも認められるケースもありますが、提出先によっては白黒コピーやPDFファイルを求められることもあるので、指示に従いましょう。

パスポートは非常に重要な個人情報が含まれる書類です。コンビニなどでコピーをとる際は、コピー後にスキャン履歴の削除や用紙の忘れ物確認を必ず行いましょう。

また、必要がなければ余分なページ（例えば査証欄など）はコピーしないようにし、個人情報の取り扱いには十分注意してください。

官公庁や金融機関などに提出する場合、コピーが明瞭であることや、必要事項が全て記載されていることが求められます。一部のケースではカラーコピーが必要な場合もあるため、提出先の指示を必ず確認しておきましょう。

また、提出形式が郵送かWebかでも求められるファイル形式やサイズが異なることがあるため、事前の確認が重要です。

パスポートが手元にない場合、運転免許証、マイナンバーカード、在留カードなど他の公的本人確認書類で代用できることもあります。特に金融関連では複数書類の提示が求められることもあるため、併せて準備しましょう。

ただし、海外提出や外資系企業関連の書類では、パスポートが唯一の受理対象となることもあります。

パスポートの写しは市役所などで発行されるものではなく、自分自身でコピー機やスキャナを使って準備するのが原則です。提出先の要件を確認し、必要なページを正しくコピーすることが大切です。

取り扱いには個人情報保護の観点から十分注意し、安心して書類提出ができるように備えましょう。