学校の海外研修でWeb申込とパスポート写真の提出が今週中と先生から急に言われたけれど、パスポートがまだ取得できそうにない…そんな不安を抱えるあなたに向けて、申込時期の目安から間に合わない場合の対処法までをわかりやすく解説します。
海外研修の申込書提出は通常いつ？
一般的に、旅行会社への申込（参加意思の表明）は出発日の60～90日前が目安とされており、団体旅行ではさらに余裕を見て設定されることが多いです。
これは航空券や宿泊手配、保険加入などを確実に行うための余裕が必要だからです。
パスポート写真添付申込のタイミング
通常、パスポート取得後に写真データ付きで申込書を提出しますが、学校によっては「仮提出」を認めるケースもあります。
パスポート番号や顔写真が未定でも「申込書だけ先に出す」運用をしている団体も存在するため、まずは担当窓口へ①現状②予定取得日を正直に伝えると安心です。
申込が遅れるとどうなる？実例から学ぶ
例①：出発45日前で申込・提出 → 航空会社との期日調整OK、パスポート後提出で問題なし。
例②：出発30日前で未提出 → 航空券発券が締切を過ぎてしまい、追加料金が発生した事例も報告されています。
パスポートが遅れると発券に間に合わず、結果的に研修自体が取り消されるリスクも。
今すぐできる“間に合わない”ときの対策
- ①担当教員へ即連絡：事情と提出予定日を説明し、仮申込が可能か確認。
- ②パスポート取得手続きを最優先：最短申請（即日受取など）が利用できるか、パスポートセンターへ確認。
- ③旅行会社にも直接相談：出発ギリギリの申込でも調整できるケースがあるため、念のため見通しを共有。
パスポート取得の流れと目安時間
一般的には
・交付申請から受取までに約1～2週間、
・即日申請制度では必要書類と理由によって最短で当日受取も可能です。
学校の締切に間に合うよう、交付窓口の営業時間や混雑状況も併せて確認しましょう。
まとめ
海外研修の申込書とパスポート写真提出は通常「出発60～90日前」が目安ですが、学校や旅行会社によってルールや対応に差があります。
間に合わない場合でも、まずは「仮申込可否」や「即日申請」などを活用し、担当窓口に事情を正直に伝えて調整を図ることが重要です。
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