会社手配のホテルで同伴宿泊は可能？ツイン利用と追加料金・連絡の可能性を解説

出張や業務イベントの際に会社が手配したホテルに、パートナーや友人が同伴宿泊できるのか──。特にツインルームであれば泊まれるのでは？と思う方も多いかもしれません。今回は、宿泊に関する契約、ホテル側の対応、会社側への通知の有無など、気になる点をわかりやすく解説します。

会社手配のホテルに同伴者が泊まるのは可能？

基本的に、ツインルームであっても「契約人数は1名」で予約されている場合、追加の同伴宿泊は原則としてホテル側に事前連絡が必要です。黙って宿泊すると、無断宿泊と見なされる可能性があります。

ホテルによってはセキュリティや火災時の避難管理のため、宿泊者全員の情報を必要とするため、チェックイン時に追加申告を求められる場合があります。

追加料金を正しく支払い、ホテルが許可すれば違法性は基本的にありません。たとえば、1名利用のツインルームに2人目を追加する場合、追加料金（例：1,000〜5,000円程度）を支払えば、問題なく宿泊できるケースが多いです。

ただし、会社とホテルとの間に「1名限定」の契約や請求方法がある場合には、ホテルが会社側へ報告する可能性があります。

追加料金を現地で個人精算しても、ホテルの精算システム上で会社と連携している場合、明細書に「追加宿泊料」などの記載が残ることがあります。

たとえば、後日会社が「宿泊実績報告」や「一括領収書」を受け取る際、そこに同伴者分の記載があると不審に思われる可能性はあります。

一番望ましいのは、会社側の明示的な許可を得ることです。トラブルを未然に防ぎ、業務に支障を来さないためには、事前に上司や人事に確認を取るのが賢明です。

「業務外の行動に会社が干渉できるのか」と考えるかもしれませんが、会社が負担する宿泊費用に対する透明性が求められるため、確認は無難です。

あるビジネスホテルでは「1名で予約された部屋に追加で1名が宿泊する」場合、チェックイン時に申し出があれば、2人分の宿泊名簿に記載・料金調整で対応してくれました。

しかしその場合、領収書は「2名様分」と記載され、会社側が清算書類を確認する際に「同行者がいた」と気づかれる形となりました。

ツインルームに追加宿泊者がいても、ホテルに正しく申告し、追加料金を支払えば違法性はありません。ただし、会社の費用で宿泊している場合、会社に情報が伝わる可能性があります。

事前に会社に相談することで、誤解やトラブルを防ぐことができます。モラルや信頼性を重視し、納得のいく判断をすることが大切です。