海外のホテル予約サイトであるExpedia（エクスペディア）を使ってホテルを予約したとき、現地ホテルから“チェックイン前に連絡してください”と案内されることがあります。しかし連絡方法が電話やFAXだけの場合、英語でのやりとりに不安を感じる方も多いでしょう。本記事では、予約確認とチェックイン手続きの不安を解消するための対応方法をわかりやすく解説します。
Expediaの予約確認メールとホテルへの伝達
Expediaでホテルを予約すると、通常は登録したメールアドレス宛に予約確認メールが送られます。このメールにはホテル名、住所、チェックイン・チェックアウト日時などが記されていますので、チェックイン時にホテルのフロントで提示できます。[参照]
予約が確定していれば、一般的にはホテル側もExpedia経由で予約情報を受け取っています。多くの旅行者は、何も連絡しなくても予約内容をフロントで名前やパスポートを提示するだけでチェックインできています。[参照]
事前連絡が求められるケースとは？
「72時間前までに連絡してチェックイン手続きを確認してください」という指示が来るのは、特に夜遅い到着や早朝チェックインなど、通常の営業時間外にチェックイン予定の場合に見られることがあります。ホテルによっては深夜チェックインに対応するか確認したいという意図で、連絡を求めることがあります。
このような指示に従わなくても予約が消えることはほとんどありませんが、ホテル側に“到着予定時間”を伝えておけば安心感が高まります。
電話やFAXが不安な場合の対応方法
英語での電話やFAXが難しい場合、いくつかの方法で連絡・確認できます。まず、ホテルの公式ウェブサイトを検索してメールアドレスが載っていれば、そこに英語で到着予定時間や予約番号を送るのが一般的です。また、予約確認メール自体に「返信」する形でも問い合わせできます。
英語に自信がない場合、短く簡潔な英文を用意すると対応がスムーズです。例えば「My reservation number is XXXX. I plan to arrive at XX:XX. Please confirm check-in instructions.」といった形のメール文が使えます。
コンビニFAXは必要？返信を受け取れる方法は？
ホテルがFAXしか連絡方法を記載していない場合でも、返信を受け取る手段を確保することが重要です。コンビニのFAXを利用して送信することは可能ですが、ホテルから返信がFAXで来ると受信する手段が必要になります。
したがって、FAX送信前にホテルのメールアドレスを探して「返信希望はメールでお願いします」とメッセージを添える方法が実用的です。もしくは、Expediaの予約詳細ページに表示されるカスタマーサポート番号に連絡し、ホテルとの連絡方法について相談することもできます。
チェックイン当日のトラブル回避のコツ
最も確実な方法は、出発前に予約確認メールを印刷しておくことです。スマホでPDFを保存しておけば、電池切れやネット接続がなくても提示できます。
また、予約に“到着予定時刻”を書いておくと、フロント側でも受付の手間が省け、スムーズにチェックインできます。
まとめ
Expediaで予約したホテルのチェックイン前の連絡は、必須というよりホテル側の“安心のためのお願い”であるケースが多いです。多くの海外ホテルはExpedia側から予約情報を受け取るため、チェックイン時に予約確認メールや予約番号を見せれば対応してくれます。
電話やFAXが難しい場合は、ホテルの公式メールアドレスへ簡潔な英語で連絡したり、予約確認メールを確認することで不安を減らすことができます。出発前の準備としてメール・PDFの保存や到着予定時刻の共有をしておくと安心です。
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