外国人を雇用する方法と必要書類を解説｜特定技能以外で採用する場合の手続きと注意点

外国に住んでいる外国人を日本で雇用したい場合、特定技能制度を利用しなくても採用できるケースがあります。ただし、外国人本人が持っている在留資格や仕事内容によって必要な手続きや提出書類が大きく変わるため、事前確認が重要です。

この記事では、個人事業主が外国人を採用する場合に確認すべきポイント、特定技能以外で雇用する代表的な方法、必要書類や手続きの流れについて分かりやすく解説します。

外国人を雇用する前に確認すべき最重要ポイント

外国人を日本で働かせる場合、日本人を雇用するときとは異なり、仕事内容が在留資格で認められている活動範囲に合っている必要があります。

例えば、海外にいる外国人を採用する場合でも、単純に雇用契約を結べば働けるわけではありません。入国前に適切な在留資格を取得する必要があります。

まず確認するべきなのは、採用予定の外国人がどのような仕事を担当するのか、その仕事に対応した在留資格が存在するのかという点です。

外国人雇用では特定技能制度が知られていますが、それ以外にも複数の在留資格があります。

代表的なものとして、専門的な知識や経験を必要とする仕事で利用される「技術・人文知識・国際業務」という在留資格があります。

例えば、海外営業、通訳、マーケティング、エンジニア、デザイン業務、経理などの仕事であれば、この在留資格の対象になる可能性があります。

また、外国人本人が永住者や日本人の配偶者等、定住者などの身分系在留資格を持っている場合は、仕事の制限が少なく幅広い業務に従事できます。

海外在住の外国人を採用する場合、一般的には以下のような流れになります。

雇用契約書の内容と実際の仕事内容が一致していることは非常に重要です。申請時に仕事内容が不明確だと、在留資格の許可が下りない場合があります。

必要書類は在留資格や会社の状況によって異なりますが、一般的には以下のような書類を準備します。

個人事業主の場合は、法人とは異なり登記事項証明書がありません。そのため、確定申告書の控え、事業内容を説明する資料、営業実績が分かる資料などを求められることがあります。

例えば、個人で飲食店を経営していて外国人スタッフを採用する場合は、店舗の営業許可証や売上状況、事業規模などが確認資料になることがあります。

個人事業主でも外国人を雇用することは可能ですが、事業規模や仕事内容によっては審査で確認されるポイントが増える場合があります。

特に注意したいのは、外国人を雇うためだけに仕事内容を作るのではなく、実際に継続して必要な仕事であることを説明できるようにすることです。

また、採用後は日本人従業員と同様に労働関係法令が適用され、社会保険や労働保険、給与支払いなどの対応も必要になります。

外国人雇用では、「日本語が話せるからどんな仕事でもできる」「アルバイトとして入国させれば問題ない」といった誤った理解からトラブルになるケースがあります。

例えば、技術・人文知識・国際業務の在留資格で許可されている人に、資格対象外となる単純作業だけを継続的に行わせると、在留資格上の問題になる可能性があります。

採用前に仕事内容と在留資格の適合性を確認することが、雇用する側と働く外国人双方を守ることにつながります。

外国にいる外国人を採用する場合、特定技能制度を利用しなくても、仕事内容や本人の条件に合った在留資格を利用して雇用することができます。

重要なのは、最初に仕事内容を明確にし、その仕事に適した在留資格を選択することです。必要書類や申請手続きはケースによって異なるため、出入国在留管理庁の情報なども確認しながら準備を進めると安心です。

個人事業主の場合でも外国人雇用は可能ですが、事業内容や雇用の必要性を説明できる資料を準備し、適切な手続きを行うことが成功のポイントになります。