ETCカード利用時の高速道路領収書は確定前でもらえる？会社提出用の正しい受け取り方法を解説

仕事で高速道路を利用した場合、会社へ経費精算するために領収書の提出を求められることがあります。しかし、ETCカードを利用した際に料金所でもらえる利用証明書や領収書について、「確定していない」と言われて受け付けてもらえないケースがあります。

この記事では、ETC利用時の料金確定の仕組み、出口料金所で受け取れる書類の違い、会社提出用に適した領収書の取得方法について詳しく解説します。

ETC利用時の料金が確定するタイミングとは

ETCカードを利用した高速道路料金は、出口料金所を通過した瞬間に必ず最終的な請求額が確定するわけではありません。

ETCでは、走行経路や割引適用、各種調整などの処理が行われた後に正式な利用料金が確定します。そのため、料金所で発行される書類は会社の経理処理上「確定した領収書」と扱われない場合があります。

例えば、出口料金所の一般レーンでETCカードを提示して受け取る利用証明書は、通行した事実を確認するためのものですが、会社によっては正式な領収書として認めない場合があります。

ETCカードを利用しながら出口で確定した領収書を受け取りたい場合は、料金所の係員がいる一般レーンを利用して、ETCカードを提示して精算する方法があります。

ただし、この場合でもETC利用として処理されるため、その場で発行される書類が会社の求める「確定済み領収書」の条件を満たすかどうかは、会社側の経理ルールによって異なります。

確実にその場で領収書を受け取りたい場合は、ETCカードではなく現金やクレジットカードなどで料金を支払う方法があります。現金払いの場合は、その場で料金が確定するため通常の領収書を受け取ることができます。

現在では、多くの会社でETC利用分については料金所で受け取った紙の領収書ではなく、後日取得できる利用明細を使用しています。

ETCカードの利用履歴は、ETC利用照会サービスなどを利用することで、確定後の利用証明書を発行できます。この書類には利用日、区間、料金などが記載されており、経費精算用の資料として利用されることがあります。

例えば、月末締めで会社へ高速料金を申請する場合は、走行直後ではなく数日後に料金が確定した状態で利用明細を取得して提出するケースが一般的です。

ETC利用分の確定した証明書が必要な場合は、ETC利用照会サービスを利用する方法が便利です。

走行後、料金処理が完了すると、対象となる利用履歴を確認でき、必要に応じて利用証明書を印刷できます。

会社によってはこの利用証明書を領収書の代わりとして認めている場合があります。そのため、高速料金の精算方法については事前に経理担当者へ確認しておくと安心です。

高速道路料金の精算ルールは会社ごとに異なります。紙の領収書のみを必要とする会社もあれば、ETC利用明細で問題ない会社もあります。

特にETCカードを業務利用する場合は、「料金所でもらう利用証明書でよいのか」「ETC利用照会サービスの明細が必要なのか」を確認しておくことが大切です。

例えば、急ぎの出張で高速道路を利用する予定がある場合、事前に会社の経費担当者へ確認しておけば、現金払いにするかETC利用後に明細を取得するか判断できます。

ETCカード利用時は、出口料金所で受け取った書類が必ずしも会社の求める「確定した領収書」になるとは限りません。

確実にその場で領収書を受け取りたい場合は現金払いなどの方法がありますが、現在はETC利用照会サービスで確定後の利用証明書を取得して提出する方法が一般的です。

会社の経費精算ルールを確認したうえで、自分の勤務先に合った方法で高速道路料金を処理することが、後から差し戻されないためのポイントです。