在留申請オンラインシステムでは、一括アップロード申請を利用する際にマクロ付きExcelファイルを使用します。しかし、ダウンロードできる001453107.xlsm、001453108.xlsm、001453109.xlsmの3種類を見ると、内容が似ているため違いが分かりにくいと感じる方も少なくありません。
これらのファイルは単なる同じExcelファイルの複製ではなく、対象となる申請手続の種類に合わせて入力項目やデータ作成形式が設定されています。適切なファイルを選ばないと、アップロード時にエラーになったり、必要な情報を正しく登録できない可能性があります。
この記事では、在留申請オンラインシステムの一括アップロード申請で使用する3種類のExcelマクロファイルの違いや、選択時に確認すべきポイントについて分かりやすく解説します。
在留申請オンラインシステムの一括アップロード申請とは
在留申請オンラインシステムの一括アップロード申請とは、複数人分の申請情報をExcelファイルにまとめて入力し、一度に登録できる仕組みです。外国人を多数雇用している企業や、行政書士など多くの申請を扱う利用者にとって、1件ずつ入力する手間を減らせる便利な機能です。
通常のオンライン申請では申請者ごとに画面入力を行いますが、一括アップロードでは専用のExcelファイルへ必要事項を入力し、システムへ読み込ませます。そのため、Excelファイルの形式や入力項目が申請内容に合っていることが重要になります。
一括アップロード用Excelにはマクロが組み込まれており、入力内容のチェックやデータ作成を補助する役割があります。ファイルごとに対象となる申請区分が異なるため、目的に合ったものを利用する必要があります。
001453107.xlsm・001453108.xlsm・001453109.xlsmの基本的な違い
3種類のExcelファイルは、主に「対応している申請手続の種類」が異なります。見た目やシート構成が似ていても、1シート目に設定されている申請項目や内部的なデータ形式がそれぞれ違います。
つまり、「1シート目の申請項目だけが違う」という認識は一部正しいですが、それだけではありません。マクロ処理やアップロード時に作成されるデータ内容も、対象手続に合わせて設定されています。
具体的には、在留資格変更許可申請、在留期間更新許可申請、その他の在留関連手続など、申請種類ごとに必要な情報項目が異なるため、それぞれ専用のExcelファイルが用意されています。
ファイルを選択するときに確認するポイント
一括アップロード申請で使用するExcelファイルを選ぶ際は、まず自分が行う申請手続の名称を確認することが重要です。ファイル名だけを見ると違いが判断しにくいため、ダウンロードページに記載されている対象手続を確認して選択します。
例えば、在留期間更新許可申請をまとめて行いたい場合と、在留資格変更許可申請をまとめて行いたい場合では、必要となる入力項目が異なります。間違ったテンプレートを使用すると、入力後にアップロードできない場合があります。
また、以前利用したExcelファイルをコピーして使い回す場合にも注意が必要です。在留申請オンラインシステム側で様式が変更されることがあるため、最新のテンプレートをダウンロードして利用することが安全です。
似たようなExcelファイルでも中身が違う理由
行政手続の申請データでは、申請種類ごとに必要となる情報が法律や審査基準によって決められています。そのため、同じ外国人に関する申請であっても、手続によって入力する項目は変わります。
例えば、在留期間を延長する手続では現在の在留資格や期間に関する情報が重要になります。一方で、別の在留資格へ変更する手続では、新しい活動内容や資格該当性を確認するための項目が必要になります。
Excelの1枚目の入力項目だけを見ると似ているように感じても、システムへ送信するデータとしては別の形式になっているため、指定されたファイルを利用する必要があります。
一括アップロード時によくあるエラーと対策
一括アップロード申請では、入力したExcelファイルが読み込めない、エラー一覧が表示されるといった問題が発生することがあります。その原因の一つが、対象手続とは異なるExcelテンプレートを使用しているケースです。
例えば、在留期間更新用のデータを作成するつもりで別の申請用ファイルを使用すると、必須項目が不足したり、システムが想定していないデータ形式になったりする場合があります。
エラーが発生した場合は、まず利用しているExcelファイルが申請内容に対応しているか確認し、必要であれば最新ファイルを再取得して入力し直すことが基本的な対処方法です。
安全に一括アップロード申請を行うための注意点
在留申請オンラインシステムの一括アップロードでは、申請者の氏名、生年月日、在留カード情報など重要な個人情報を扱います。そのため、Excelファイルの管理にも注意が必要です。
ダウンロードしたテンプレートは、利用するパソコンの環境によってマクロが正常に動作しない場合があります。Excelのマクロ実行が制限されている場合は、信頼済みファイルとして開く設定などが必要になることがあります。
また、入力後のファイルをメールなどで不用意に送信すると個人情報漏えいのリスクがあります。申請業務を複数人で行う場合は、保存場所やアクセス権限を適切に管理することが大切です。
まとめ：3種類のExcelファイルは申請種類ごとに使い分ける
在留申請オンラインシステムの一括アップロード申請で提供されている001453107.xlsm、001453108.xlsm、001453109.xlsmは、見た目が似ていても対応する申請手続が異なる専用ファイルです。
違いは1シート目の表示項目だけではなく、入力チェックやアップロード用データの作成方法にも関係しています。そのため、申請したい手続に対応したファイルを選択することが重要です。
どのファイルを使用するか迷った場合は、ファイル名だけで判断せず、在留申請オンラインシステムのダウンロードページに表示される対象手続を確認し、最新のテンプレートを利用することでスムーズな申請につながります。
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